Aanvragen van cofinanciering bij de Europese Commissie
De cofinanciering van ERA-netten is afkomstig uit Horizon 2020. In de Horizon 2020-werkprogramma’s zijn dan ook calls voor ERA-net cofunds opgenomen. Om in aanmerking te komen voor een cofund moet eerst een projectvoorstel worden geschreven, dat net zoals de reguliere projectvoorstellen bestaat uit een aantal werkpakketten. Deze werkpakketten omvatten het coördineren van de call voor projectvoorstellen, het coördineren van de gehonoreerde projecten en het uitvoeren van aanvullende activiteiten.

De EC-bijdrage aan het coördineren van de call voor projectvoorstellen mag niet meer dan 20% bedragen. Naast de aanvulling voor de financiering van de onderzoeksprojecten zelf, stelt de EC ook middelen ter beschikking voor het uitvoeren van aanvullende activiteiten. Deze activiteiten moeten zijn opgenomen als werkpakketten in het projectvoorstel voor het aanvragen van de cofund. Het gaat om een totaalbedrag van 60.000 euro per deelnemende financier voor meestal een periode van vijf jaar. De EC verwacht dat de deelnemende financiers in-kind 120.000 euro bijdragen.

Bij het Joint Programming Initiative Water (JPI Water) stelt het ministerie van IenW dit bedrag ter beschikking aan de landen die een coördinerende functie vervullen. Dit bedrag hoeft vooralsnog niet met tijdschrijven verantwoord te worden. Wel is het belangrijk om minstens één keer per jaar aanwezig te zijn bij een van de JPI-activiteiten.

Wat zijn de Europese procedures voor het verkrijgen van cofinanciering?
De afhandeling van projectvoorstellen, een Consortium Agreement en het ondertekenen van subsidieovereenkomst (Grant Agreement) met de EC verlopen digitaal via de Participant Portal van de EC. Iedere organisatie heeft hiervoor een Participant Identification Code (PIC) nodig. Het ministerie van IenW heeft een dergelijke code.

De EC informeert als een project gehonoreerd is. Vervolgens wordt de subsidieovereenkomst opgesteld. Daarin staan alle financiële en juridische voorwaarden beschreven waaraan voldaan moet worden om de subsidie te realiseren. De EC vraagt daarbij om een aantal gegevens :

  1. Extra informatie over de eigen organisatie en de naam van een Legal Entity Appointed Representative (LEAR). De LEAR is het eerste aanspreekpunt voor de EC. Eric Boessenkool (hoofd Bureau Brussel, Rijkswaterstaat) is de LEAR voor het ministerie van IenW.
  2. De LEAR benoemt Legal Signatories (LSIGN) en Financial Signatories (FSIGN), en geeft dit aan op de Participant Portal op het niveau van de organisatie. De LSIGN is iemand die tekenbevoegd is: een directeur of directeur-generaal. De FSIGN is administratief verantwoordelijk. Dit is vaak iemand van Bureau Brussel van Rijkswaterstaat. De LSIGN en FSIGN worden aan specifieke projecten toegewezen. De LEAR kan ook de informatie over de organisatie wijzigen.
  3. De toewijzing van LSIGN en FSIGN gebeurt meestal door de projectmedewerkers en vaak in samenspraak met de LEAR. Wijzigingen in de LSIGN en FSIGN kunnen op projectbasis worden gedaan door projectdeelnemers. Uitsluitend de coördinator en de EC tekenen de subsidieovereenkomst. De eventuele overige partners treden toe via ondertekening van een toetredingsformulier (Accession Form) door de LSIGN via een elektronische handtekening (in de praktijk is dit het wachtwoord om in te loggen in de Participant Portal). Een model Grant Agreement vindt u hier.

Ondertekenen van de Declaration of honour
Voordat de subsidieovereenkomst wordt ondertekend, moet de LSIGN een zogenaamde Declaration of honour (‘Grant declaration’ in het systeem) ondertekenen.

Consortium Agreement: afspraken over samenwerking
De Grant Agreement bevat géén detailafspraken over de onderlinge samenwerking tussen de partners. Die legt men vast in een ander contract, het Consortium Agreement. De EC staat hierbuiten; het gaat puur om de ‘huisregels’ van het consortium. De partners maken bijvoorbeeld afspraken over besluitvormingsprocedures, betalingen en niet te vergeten intellectueel eigendom. Hier vindt u een model Consortium Agreement voor Horizon 2020.

Het ondertekenen van de Grant Agreement
Onderstaand figuur geeft schematisch weer hoe het proces verloopt van de ondertekening van de Grant Agreement.